Facturarea electronica reduce costurile IMM-urilor

Companiile care trec la facturarea electronica a clientilor pot economisi sume importante de bani, arata un raport al Comisiei Europene. In plus, acest serviciu ajuta firmele sa tina mai usor evidenta facturilor primite de la furnizori si imbunatateste procesul de solutionare a reclamatiilor.
 
Multe IMM-uri pregatesc facturile folosing o aplicatie office (Word, Excel), pe care o tiparesc si o trimit prin posta. Informatia de pe hartie este una de tip text. Acest lucru nu se schimba, daca fisierul este transformat intr-un PDF si este trimis prin email.
 
Cei care primesc facturile vor fi nevoiti sa reintroduca datele respective manual in propriul sistem informatic. Rolul facturarii electronice este de a asigura un transfer structurat al datelor, care sa respecte cerintele fiscale, de la furnizor la cumparator.
 

Costuri mai mici cu angajatii

 
Emiterea de facturi in sistem clasic genereaza costuri cu imprimarea, cu plicurile, timbrele postale si alte cheltuieli de expediere. Acestea ajung de multe ori sa reprezinte 10% din valoarea facturilor, precizeaza un raport al Comisiei Europene despre e-Facturare.
 
Alegerea unei solutii de facturare electronica nu numai ca ar elimina aceste cheltuieli, dar ar aduce si alte beneficii suplimentare.
 
Un angajat de la departamentul de clienti poate procesa in mod normal intre 5.000-15.000 de facturi pe an. Prin e-facturare, economiile de costuri cu acesti angajati pot reprezenta intre 5-15 euro pe factura.
 

Cheltuielile administrative se reduc

 
Beneficiile sunt maxime atunci cand atat facturile emise, cat si cele primite sunt procesate electronic. Costuri suplimentare apar la procesarea facturilor pentru arhivare, prin introducerea manuala a datelor si codare. Costul total al procesarii unei facturi de hartie ajunge sa reprezinta 20 euro, estimeaza raportul Comisiei Europene.
 
Prin canalele electronice, aceste proceduri nu mai sunt necesare, deoarece datele din facturi pot fi importate automat, in timp real, in sistemul informatic al companiei. In acest fel, nu apare nicio eroare, deoarece anumite date cheie sunt folosite pentru a verifica acuratetea informatiilor.
 
Si activitatea de solutionare a reclamatiilor este imbunatatita. Pe de o parte, se evita aparitia unor nemultumiri legate de facturare si se poate automatiza, in timp real, schimbul de informatii intre furnizor si comparator. 
 

Beneficiile cresc pentru firmele mari

 
La nivelul UE, facturarea electronica a fost implementata mai intai de marile companii, care apoi au fortat furnizorii proprii sa adopte solutii similare. Din acest motiv, multe IMM-uri au trecut la acest sistem.
 
Beneficiile depind in principal de numarul de angajati si de numarul de facturi. Calculele Comisiei Europene arata ca pentru o firma de consultanta cu 5 angajati, care emite 100 de facturi pe an, economia de costuri ajunge la 1.500 euro.
 
Banii economisiti ajung chiar si la 1,7 milioane euro pe an pentru o companie din domeniul bunurilor de consum cu 200 de angajati, ce emite 280.000 facturi pe an.
 

Unele state elimina facturile de hartie din sectorul public

 
Gradul de utilizare difera in UE, de la mai putin de 3% dintre facturi fiind in forma electronica la peste 30% in unele tari. Din estimarile Comisiei Europene, in jur de 1 milion de companii folosesc – intr-o forma sau alta - servicii de e-facturare din cele 23 milioane de firme.
 
In multe tari, un rol major in promvarea acestui sistem il are chiar statul. De exemplu, in Spania, emiterea de facturi electronice va fi obligatorie pentru toti furnizorii administratiei publice din noiembrie 2010.
 
Guvernul finlandez a anuntat ca va accepta doar facturi electronice din ianuarie 2010, iar toate agentiile guvernamentale vor fi pregatite sa emita e-facturi pana la finalul lui 2010.
 
In Suedia, achizitiile publice sa fac doar prin e-facturare din iulie 2008, iar Italia a demarat un plan de tranzitie la acest mod de facturare pentru sectorul public. Guvernul danez a eliminat inca din 2005 facturile de hartie din sectorul public si estimeaza ca a economisit pana la 100 milioane euro pe an din banii contribuabililor.

 

Nr. angajati

Domeniul

Nr. facturi emise pe an

Economii potentiale (euro)

5

Consultanta

100

1,500

50

Electronica

20,000

180,000

200

Farmaceutice

40,000

320,000

200

Bunuri de consum

280,000

1,680,000

Sursa: Comisia Europeana

Distribuie articolul


Un proiect sustinut de

Banchereza, pe intelesul tuturor


Te ajutam sa intelegi mai usor contractele bancare

Vorbim in termeni simpli, pe intelesul tau

Sfaturi financiare pentru consumatori

Mai mult

ALTE ARTICOLE - IMM


IMM Factor ajuta micile afaceri cu probleme la incasarea facturilor
IMM Factor ajuta micile afaceri cu probleme la incasarea facturilor

Dupa IMM Invest si IMM Leasing, IMM Factor este al treilea program guvernamental ce incearca sa sprijine micile afaceri in cautare de finantari.

1 Septembrie 2020 | IMM

Alternative de finantare pentru companiile mici
Alternative de finantare pentru companiile mici

Pentru micile afaceri care au nevoie de finantare, pe langa mai cunoscutul program guvernamental IMM Invest, a aparut recent si IMM Leasing, iar bancile au la randul lor scheme de finantare cu bani europeni.

29 Iulie 2020 | IMM

Programul IMM Invest: Cum sa iei bani de la stat cu dobanda zero?
Programul IMM Invest: Cum sa iei bani de la stat cu dobanda zero?

IMM Invest, programul prin care statul isi propune sa ajute firmele mici si mijlocii cu garantarea imprumuturilor si subventionarea dobanzilor pentru creditele pentru capital de lucru si investitii a demarat, zece zile mai tarziu, in viteza.

29 Aprilie 2020 | IMM

Termen final pentru deconturile Start-up Nation 2017! Nu va fi prelungit!

Firmele participante in Programul Start-up Nation 2017 mai au doar trei saptamani pentru depunerea decontului de cheltuieli. Termenul limita maxim este 29 septembrie si nu va fi prelungit, anunta Ministerul pentru Mediul de Afaceri, Comert si Antreprenoriat.

6 Septembrie 2018 | IMM

Mai multe articole

Inapoi sus