Legea spune ca toate companiile trebuie sa pastreze in arhive anumite documente. In conditiile in care arhivarea clasica aduce costuri destul de mari, arhivarea electronica este o varianta demna de luat in seama. Aceasta presupune un grad sporit de securitate si confidentialitate si permite utilizarea documentelor ca mijloc probator.
Aparitia legii 135/2007 a pus bazele diferentierii dintre arhivarea documentelor in format electronic si simpla stocare a acestora. Aceasta lege vine sa completeze cadrul general al arhivarii obligatorii a tuturor documentelor oricarei persoane juridice.
In Romania, procesul de arhivare electronica este de cele mai multe ori confundat cu stocarea informatiilor. Stocarea este un serviciu oferit de multe dintre companiile de pe piata din Romania (sub titulatura, nu neaparat adecvata, de arhivare electronica). Aceasta se realizeaza prin simpla pastrare in mediu electronic a informatiilor/documentelor.
Stocarea nu ofera insa avantajele unei arhivari in sensul legii, documentele stocate neavand valoare justificativa. Astfel, acestea nu pot fi utilizate ulterior ca mijloc probator, deoarece nu exista siguranta nealterarii informatiilor.
Un grad sporit de siguranta
Arhivarea electronica ofera un grad sporit de siguranta in ceea ce priveste pastrarea confidentialitatii informatiilor.
Furnizorul serviciului se obliga sa pastreze documentele intr-un format criptat, iar cheia pentru decriptare este detinuta de un administrator.
De asemenea, accesul la documente se face numai pe baza unei documentatii specifice, iar administratorul poate fi urmarit penal daca divulga cheia de decriptare unor persoane neautorizate. Iar accesarea, modificarea sau copierea informatiilor din arhiva electronica de catre persoane neautorizate se pedepseste cu inchisoare de pana la 15 ani.
Legea a trasat totodata si cerintele pentru administratorul de arhiva electronica. Arhivatorul trebuie sa fie autorizat de catre Ministerul Comunicatiilor si Societatii Informationale, iar centrul de date in care acesta va intreprinde activitatea de arhivare trebuie sa fie certificat de catre aceeasi autoritate.
Reducerile de costuri sunt semnificative
In Romania, nivelul de informare asupra prevederilor cadrului legislativ, precum si a avantajelor pe care un serviciu de arhivare electronica le poate aduce este insa unul scazut.
Companiile trebuie sa stie ca recurgerea la arhivarea electronica aduce beneficii importante, atat din punct de vedere al costurilor, cat si al timpilor de regasire al documentelor.
Spre exemplu, arhivarea pe suport hartie a 100 de facturi costa 12 euro. Daca se recurge la arhivarea electronica costul scade la mai putin de 10%, pana la sub 1 euro.
Transfond deschide lista furnizorilor specializati
Odata cu introducerea acestui tip de arhivare, pe piata au inceput sa apara si furnizori de astfel de servicii. Acestia trebuie sa obtina, in prealabil, toate acreditarile si certificarile necesare din partea Ministerului Comunicatiilor si Societatii Informationale.
Transfond a lansat, in luna iulie, Serviciul de Arhivare Electronica eArhiv@, serviciu ce respecta toate prevederile legale in vigoare.
Principalele functionalitati ale serviciului e-Arhiv@ constau in arhivarea electronica automata, arhivarea electronica manuala, arhivarea personalizata a documentelor electronice, stocarea, cautarea si regasirea email-urilor din sistemul de posta electronică securizata.
Prin oferirea e-Arhiv@, Transfond asigura degrevarea clientilor acestui serviciu de obligatiile de indeplinire a cerintelor juridice si tehnologice de acreditare ca administrator de arhiva electronica si de autorizare a centrului de date pentru gazduire de arhive, precum si de costurile ridicate de investitii si operare aferente implementsrii pe cont propriu a unei solutii de arhivare electronica potrivit legii.
Mirela Cojoc este specialist marketing in cadrul Transfond. Ne puteți urmări și pe pagina noastră de Facebook sau pe Google News
