top banner

Arhivarea electronica aduce economii importante pentru firme

12 August 2009 | Autor: Mirela Cojoc

Legea spune ca toate companiile trebuie sa pastreze in arhive anumite documente. In conditiile in care arhivarea clasica aduce costuri destul de mari, arhivarea electronica este o varianta demna de luat in seama. Aceasta presupune un grad sporit de securitate si confidentialitate si permite utilizarea documentelor ca mijloc probator.
Aparitia legii 135/2007 a pus bazele diferentierii dintre arhivarea documentelor in format electronic si simpla stocare a acestora. Aceasta lege vine sa completeze cadrul general al arhivarii obligatorii a tuturor documentelor oricarei persoane juridice.
In Romania, procesul de arhivare electronica este de cele mai multe ori confundat cu stocarea informatiilor. Stocarea este un serviciu oferit de multe dintre companiile de pe piata din Romania (sub titulatura, nu neaparat adecvata, de arhivare electronica).  Aceasta se realizeaza prin simpla pastrare in mediu electronic a informatiilor/documentelor.
Stocarea nu ofera insa avantajele unei arhivari in sensul legii, documentele stocate neavand valoare justificativa. Astfel, acestea nu pot fi utilizate ulterior ca mijloc probator, deoarece nu exista siguranta nealterarii informatiilor.

Un grad sporit de siguranta

Arhivarea electronica ofera un grad sporit de siguranta in ceea ce priveste pastrarea confidentialitatii informatiilor.
Furnizorul serviciului se obliga sa pastreze documentele intr-un format criptat, iar cheia pentru decriptare este detinuta de un administrator.
De asemenea, accesul la documente se face numai pe baza unei documentatii specifice, iar administratorul poate fi urmarit penal daca divulga cheia de decriptare unor persoane neautorizate. Iar accesarea, modificarea sau copierea informatiilor din arhiva electronica de catre persoane neautorizate se pedepseste cu inchisoare de pana la 15 ani.
Legea a trasat totodata si cerintele pentru administratorul de arhiva electronica. Arhivatorul trebuie sa fie autorizat de catre Ministerul Comunicatiilor si Societatii Informationale, iar centrul de date in care acesta va intreprinde activitatea de arhivare trebuie sa fie certificat de catre aceeasi autoritate.

Reducerile de costuri sunt semnificative

In Romania, nivelul de informare asupra prevederilor cadrului legislativ, precum si a avantajelor pe care un serviciu de arhivare electronica le poate aduce este insa unul scazut.
Companiile trebuie sa stie ca recurgerea la arhivarea electronica aduce beneficii importante, atat din punct de vedere al costurilor, cat si al timpilor de regasire al documentelor.
Spre exemplu, arhivarea pe suport hartie a 100 de facturi costa 12 euro. Daca se recurge la arhivarea electronica costul scade la mai putin de 10%, pana la sub 1 euro.

Transfond deschide lista furnizorilor specializati

Odata cu introducerea acestui tip de arhivare, pe piata au inceput sa apara si furnizori de astfel de servicii. Acestia trebuie sa obtina, in prealabil, toate acreditarile si certificarile necesare din partea Ministerului Comunicatiilor si Societatii Informationale.
Transfond a lansat, in luna iulie, Serviciul de Arhivare Electronica eArhiv@, serviciu ce respecta toate prevederile legale in vigoare.
Principalele functionalitati ale serviciului e-Arhiv@ constau in arhivarea electronica automata, arhivarea electronica manuala, arhivarea personalizata a documentelor electronice, stocarea, cautarea si regasirea email-urilor din sistemul de posta electronică securizata.
Prin oferirea e-Arhiv@, Transfond asigura degrevarea clientilor acestui serviciu de obligatiile de indeplinire a cerintelor juridice si tehnologice de acreditare ca administrator de arhiva electronica si de autorizare a centrului de date pentru gazduire de arhive, precum si de costurile ridicate de investitii si operare aferente implementsrii pe cont propriu a unei solutii de arhivare electronica potrivit legii.
Mirela Cojoc este specialist marketing in cadrul Transfond.
Comparații

Asigurări RCA

Asigurări RCA
  • Alegi cea mai bună asigurare
  • Plătești online cu cardul
  • Primești polița pe loc
Compară
Educație financiară

Banchereza, pe înțelesul tuturor

  • Te ajutăm să înțelegi mai ușor contractele bancare
  • Vorbim în termeni simpli, pe înțelesul tău
  • Sfaturi financiare pentru consumatori
Citește

Un proiect susținut de

BCR

Plati

Alte Articole

Cum sa te feresti de fraude - 12 sfaturi care iti pot salva datele si banii

Cum sa te feresti de fraude - 12 sfaturi care iti pot salva datele si banii

Posibilitatea de a cumpara orice, oricand si oriunde ne ofera multe optiuni dar, in acelasi timp, vine cu multe riscuri la pachet. Mediul online este impanzit cu promotii si oferte care mai de care. Din pacate, nu toate sunt reale.

04 Ian 2022 | Plati
Cat costa sa primesti si sa trimiti bani in/din contul curent in lei?

Cat costa sa primesti si sa trimiti bani in/din contul curent in lei?

Bancile au inceput sa incurajeze platile online in defavoarea celor prin ghiseu. Sunt banci unde platile si incasarile sunt gratuite, daca exista un venit recurent de cateva sute de lei incasat lunar, dar exista si cazuri in care bancile taxeaza si incasarile in conturi, desi nu au costuri asociate in aceasta situatie.

06 Aug 2020 | Plati
Cum poti sa retragi cash cand platesti la POS?

Cum poti sa retragi cash cand platesti la POS?

Benzinariile Rompetrol ofera servicul de cashback clientilor, care pot scoate numerar de la POS-uri in limita a 200 de lei, daca fac in prealabil o plata cu cardul. Rompetrol nu percepe comision, dar bancile partenere ar putea sa o faca.

29 Iun 2020 | Plati
Revolutia Revolut incepe sa piarda din atractivitate

Revolutia Revolut incepe sa piarda din atractivitate

Epoca gratuitatilor pare sa fi apus la unul dintre FinTech-urile care au atras foarte multi romani. Din 12 august, Revolut va introduce comisioane la platile cu cardul in alte monede decat leul si va micsora limita de conversie gratuita pentru cei care faceau schimburi valutare.

16 Iun 2020 | Plati

TE AJUTĂM SĂ-ȚI FACI CALCULELE

Calculatoare

Credit maxim

Calculează suma maximă pe care o poți împrumuta în funcție de venitul tău

Rate credit

Calculează rata lunară, DAE și graficul complet de rambursare la creditul tău

Refinanțare credit

Calculează suma pe care o poți economisi dacă îți refinanțezi creditul