Folosim cookies pentru a face website-ul mai usor de utilizat, in conformitate cu Noul Regulament al Uniunii Europene cu privire la Protectia Datelor Personale (GDPR). Citeste Politica de Confidentialitate.

Arhivarea electronica aduce economii importante pentru firme


Legea spune ca toate companiile trebuie sa pastreze in arhive anumite documente. In conditiile in care arhivarea clasica aduce costuri destul de mari, arhivarea electronica este o varianta demna de luat in seama. Aceasta presupune un grad sporit de securitate si confidentialitate si permite utilizarea documentelor ca mijloc probator.

Aparitia legii 135/2007 a pus bazele diferentierii dintre arhivarea documentelor in format electronic si simpla stocare a acestora. Aceasta lege vine sa completeze cadrul general al arhivarii obligatorii a tuturor documentelor oricarei persoane juridice.


In Romania, procesul de arhivare electronica este de cele mai multe ori confundat cu stocarea informatiilor. Stocarea este un serviciu oferit de multe dintre companiile de pe piata din Romania (sub titulatura, nu neaparat adecvata, de arhivare electronica).  Aceasta se realizeaza prin simpla pastrare in mediu electronic a informatiilor/documentelor.

Stocarea nu ofera insa avantajele unei arhivari in sensul legii, documentele stocate neavand valoare justificativa. Astfel, acestea nu pot fi utilizate ulterior ca mijloc probator, deoarece nu exista siguranta nealterarii informatiilor.

Un grad sporit de siguranta



Arhivarea electronica ofera un grad sporit de siguranta in ceea ce priveste pastrarea confidentialitatii informatiilor.

Furnizorul serviciului se obliga sa pastreze documentele intr-un format criptat, iar cheia pentru decriptare este detinuta de un administrator.

De asemenea, accesul la documente se face numai pe baza unei documentatii specifice, iar administratorul poate fi urmarit penal daca divulga cheia de decriptare unor persoane neautorizate. Iar accesarea, modificarea sau copierea informatiilor din arhiva electronica de catre persoane neautorizate se pedepseste cu inchisoare de pana la 15 ani.

Legea a trasat totodata si cerintele pentru administratorul de arhiva electronica. Arhivatorul trebuie sa fie autorizat de catre Ministerul Comunicatiilor si Societatii Informationale, iar centrul de date in care acesta va intreprinde activitatea de arhivare trebuie sa fie certificat de catre aceeasi autoritate.

Reducerile de costuri sunt semnificative



In Romania, nivelul de informare asupra prevederilor cadrului legislativ, precum si a avantajelor pe care un serviciu de arhivare electronica le poate aduce este insa unul scazut.

Companiile trebuie sa stie ca recurgerea la arhivarea electronica aduce beneficii importante, atat din punct de vedere al costurilor, cat si al timpilor de regasire al documentelor.

Spre exemplu, arhivarea pe suport hartie a 100 de facturi costa 12 euro. Daca se recurge la arhivarea electronica costul scade la mai putin de 10%, pana la sub 1 euro.

Transfond deschide lista furnizorilor specializati



Odata cu introducerea acestui tip de arhivare, pe piata au inceput sa apara si furnizori de astfel de servicii. Acestia trebuie sa obtina, in prealabil, toate acreditarile si certificarile necesare din partea Ministerului Comunicatiilor si Societatii Informationale.

Transfond a lansat, in luna iulie, Serviciul de Arhivare Electronica eArhiv@, serviciu ce respecta toate prevederile legale in vigoare.

Principalele functionalitati ale serviciului e-Arhiv@ constau in arhivarea electronica automata, arhivarea electronica manuala, arhivarea personalizata a documentelor electronice, stocarea, cautarea si regasirea email-urilor din sistemul de posta electronică securizata.

Prin oferirea e-Arhiv@, Transfond asigura degrevarea clientilor acestui serviciu de obligatiile de indeplinire a cerintelor juridice si tehnologice de acreditare ca administrator de arhiva electronica si de autorizare a centrului de date pentru gazduire de arhive, precum si de costurile ridicate de investitii si operare aferente implementsrii pe cont propriu a unei solutii de arhivare electronica potrivit legii.

Mirela Cojoc este specialist marketing in cadrul Transfond.


Distribuie articolul




Alte articole

Serviciu instant de plati de la Transfond

Serviciu instant de plati de la Transfond

Incepand cu 10 decembrie 2018, Transfond va pune la dispozitia prestatorilor de servicii de plati produsul Plati Instant, o infrastructura interbancara pentru plati de retail in timp real de pana la 50.000 lei. Utilizatorii finali - consumatori, autoritati, business-uri, vor putea utiliza serviciul atat pentru plati, cat si pentru incasari.

Citeste mai mult
Cum ne optimizam bugetul personal?

Cum ne optimizam bugetul personal?

Supraindatorarea, cheltuielile inutile, amanarea platilor obligatorii, neatentia la consum sau ignorarea posibilitatilor de a face economii isi lasa amprenta asupra bugetului familiei. Ce putem face pentru a evita aceste greseli si pentru a imbunatati situatia financiara a familiei?

Citeste mai mult
Promotii de Black Friday? Cum obtin o reducere reala?

Promotii de Black Friday? Cum obtin o reducere reala?

Febra Black Friday creste de la an la an si cuprinde tot mai multi comercianti. Poate tocmai de aceea, unii fura startul, altii cosmetizeaza preturile sau apeleaza la alte artificii pentru a castiga clientul pregatit pentru marile reduceri. Doar ca, de cele mai multe ori, aceste „ajustari” depasesc limita legalitatii.

Citeste mai mult
Cum poti plati la magazin cu ajutorul unui QR code?

Cum poti plati la magazin cu ajutorul unui QR code?

Implementarea platii cu cardul avanseaza cu dificultate in mediul rural, acolo unde vanzarile comerciantilor sunt reduse, astfel ca achizitionarea terminalelor de plata este nejustificat de scumpa. O solutie pentru inlocuirea aparaturii necesare platii cu cardul ar fi plata prin QR code. Cum functioneaza?

Citeste mai mult