Acest site foloseste cookie-uri. Prin continuarea navigarii sunteti de acord cu modul de utilizare a acestor informatii si cu politica de utilizare a cookie-urilor. Afla detalii aici.

Arhivarea electronica aduce economii importante pentru firme

Autor: Mirela Cojoc |

Publicat in: Plati

 

Legea spune ca toate companiile trebuie sa pastreze in arhive anumite documente. In conditiile in care arhivarea clasica aduce costuri destul de mari, arhivarea electronica este o varianta demna de luat in seama. Aceasta presupune un grad sporit de securitate si confidentialitate si permite utilizarea documentelor ca mijloc probator.

Aparitia legii 135/2007 a pus bazele diferentierii dintre arhivarea documentelor in format electronic si simpla stocare a acestora. Aceasta lege vine sa completeze cadrul general al arhivarii obligatorii a tuturor documentelor oricarei persoane juridice.


In Romania, procesul de arhivare electronica este de cele mai multe ori confundat cu stocarea informatiilor. Stocarea este un serviciu oferit de multe dintre companiile de pe piata din Romania (sub titulatura, nu neaparat adecvata, de arhivare electronica).  Aceasta se realizeaza prin simpla pastrare in mediu electronic a informatiilor/documentelor.

Stocarea nu ofera insa avantajele unei arhivari in sensul legii, documentele stocate neavand valoare justificativa. Astfel, acestea nu pot fi utilizate ulterior ca mijloc probator, deoarece nu exista siguranta nealterarii informatiilor.

Un grad sporit de siguranta



Arhivarea electronica ofera un grad sporit de siguranta in ceea ce priveste pastrarea confidentialitatii informatiilor.

Furnizorul serviciului se obliga sa pastreze documentele intr-un format criptat, iar cheia pentru decriptare este detinuta de un administrator.

De asemenea, accesul la documente se face numai pe baza unei documentatii specifice, iar administratorul poate fi urmarit penal daca divulga cheia de decriptare unor persoane neautorizate. Iar accesarea, modificarea sau copierea informatiilor din arhiva electronica de catre persoane neautorizate se pedepseste cu inchisoare de pana la 15 ani.

Legea a trasat totodata si cerintele pentru administratorul de arhiva electronica. Arhivatorul trebuie sa fie autorizat de catre Ministerul Comunicatiilor si Societatii Informationale, iar centrul de date in care acesta va intreprinde activitatea de arhivare trebuie sa fie certificat de catre aceeasi autoritate.

Reducerile de costuri sunt semnificative



In Romania, nivelul de informare asupra prevederilor cadrului legislativ, precum si a avantajelor pe care un serviciu de arhivare electronica le poate aduce este insa unul scazut.

Companiile trebuie sa stie ca recurgerea la arhivarea electronica aduce beneficii importante, atat din punct de vedere al costurilor, cat si al timpilor de regasire al documentelor.

Spre exemplu, arhivarea pe suport hartie a 100 de facturi costa 12 euro. Daca se recurge la arhivarea electronica costul scade la mai putin de 10%, pana la sub 1 euro.

Transfond deschide lista furnizorilor specializati



Odata cu introducerea acestui tip de arhivare, pe piata au inceput sa apara si furnizori de astfel de servicii. Acestia trebuie sa obtina, in prealabil, toate acreditarile si certificarile necesare din partea Ministerului Comunicatiilor si Societatii Informationale.

Transfond a lansat, in luna iulie, Serviciul de Arhivare Electronica eArhiv@, serviciu ce respecta toate prevederile legale in vigoare.

Principalele functionalitati ale serviciului e-Arhiv@ constau in arhivarea electronica automata, arhivarea electronica manuala, arhivarea personalizata a documentelor electronice, stocarea, cautarea si regasirea email-urilor din sistemul de posta electronică securizata.

Prin oferirea e-Arhiv@, Transfond asigura degrevarea clientilor acestui serviciu de obligatiile de indeplinire a cerintelor juridice si tehnologice de acreditare ca administrator de arhiva electronica si de autorizare a centrului de date pentru gazduire de arhive, precum si de costurile ridicate de investitii si operare aferente implementsrii pe cont propriu a unei solutii de arhivare electronica potrivit legii.

Mirela Cojoc este specialist marketing in cadrul Transfond.

Alte articole din Plati

Plati

Mai multe magazine obligate sa accepte plata cu cardul

Legea cash-back a fost publicata in Monitorul Oficial si va intra in vigoare la data de 1 ianuarie 2017. Pana atunci, magazinele cu vanzari anuale de peste 10.000 de euro vor fi obligate sa accepte plata cu cardul bancar. In prezent, doar comerciantii cu vanzari anuale de peste 100.00 de euro erau obligati sa accepte plata cu cardul. Citeste mai mult

Cei care au de recuperat bani de la stat scapa de executare

Gest de normalitate din partea ANAF. Contribuabilii care au datorii la stat dar, la randul lor au de recuperat bani de la institutii sau autoritati ale statului, vor scapa de executarea silita. In prima faza, Fiscul va pune poprire pe conturile institutiei care ii datoreaza bani contribuabilului. Citeste mai mult

Opinii recente

de Radu Balas

"In 2014, Februarie, am decis, impreuna cu sotia, sa ne luam locuinta noastra. Am mers la 3 banci ( Bcr, Cec, Raiffeisen) . ..."

Facebook